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如何设置 Notes 归档选择条件  

2013-07-29 14:07:03|  分类: Notes客户机 |  标签: |举报 |字号 订阅

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用户在编辑 Notes 归档条件时产生了一些困惑,应该如何选择归档条件选项,才能达到预设的目标呢?

在Notes客户端遇到不理解的选项时,可以随时按F1或者点击?按钮查看联机帮助,摘录如下:

可使用“归档条件”策略设置文档定义归档 IBM(R) Lotus(R) Notes(R) 用户的邮件文档时要使用的一组条件。可从归档策略设置文档内创建一个归档条件策略设置文档。创建归档条件后,可在一个或多个归档策略设置文档中使用它。
指定归档条件时,应确定对用户邮件文件中的旧文档执行的操作。是归档旧文档(将其拷贝到归档数据库)还是只删除它们?如果归档,应确定如何“清除”保留在用户邮件文件的已归档邮件文档的拷贝。
最后,应定义旧文档的定义。邮件文件条件回答以下问题:
如何归档文档?归档可以是向归档数据库拷贝旧文档与在用户邮件文件上执行清除任务的组合操作,也可以是仅删除这些文档。
如何清除文档?向归档数据库拷贝文档后,可删除用户邮件文件中保留的拷贝或减小文档的大小。
要清除哪些文档?指定期限条件,然后向所有文档或指定文件夹中的所有文档应用该期限条件,从而提供一个“旧文档”定义。

在“要清除哪些文档?”下,指定定义“旧”文档的条件。此条件确定用于归档的候选文档。选择下列选项之一:
早于 - 指定创建归档条件设置文档的日期作为文档保留周期的起始日期。在此日期前创建的文档符合归档条件。
未访问时间大于 - 指定在指定时间框架中未打开的文档。除非已经设置数据库属性“保留上次访问”,

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否则,不要使用该选项。如果未设置此属性,条件将不会找到要归档的任何文档。指定一个时间段。
未修改时间大于 - 指定在指定时间框架中未修改的文档(缺省值)。然后,指定一个时间段。这是推荐设置。
截止日期早于 - 指定已标记为到期的文档。如果文档的截止日期早于指定的截止日期,那么此文档符合归档条件。

比如,今天是2013年2月16日,有一封收件箱内的邮件是2011年2月1日创建,2012年12月20日编辑,截止日期默认为2年,到2013年2月1日过期。

以下表来说明不同的归档选项设置可能产生的不同结果:
归档选项条件实际选择条件是否符合条件结果
“早于”365天2012年2月16日以前创建符合归档
“截止日期早于”365天2010年2月16日以前创建不符合,2011年2月1日创建不归档
“未修改时间长度大于”365天最后一次更改日期在2012年2月16日以前不符合,最后一次更改日志是2012年12月20日不归档

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